POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ASOCIACIÓN CHELPA

 ASOCIACIÓN CHELPA, identificada con NIT 901816025, domiciliada en la carrera 27 número 19-27, segundo piso, como responsable del tratamiento de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de contacto y en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas aplicables, publica el presente documento con los lineamientos que aplica para el tratamiento de la información y los datos personales de las personas naturales que tengan calidad de clientes, usuarios, proveedores, contratistas, aliados, personal vinculado o cualquier titular que suministre información a ASOCIACIÓN CHELPA.

La finalidad principal de su política de tratamiento de datos personales, es el cumplimiento estricto de la ley mediante la aplicación, entre otros, de los principios legales consagrados en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, para el tratamiento de los datos personales de todos los titulares de los mismos.

ASOCIACIÓN CHELPA podrá tratar los datos personales de los titulares que así lo autoricen, mediante la recolección, procesamiento, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión de los mismos, de acuerdo con la categoría de titular y la finalidad aplicable, así:

• Clientes, usuarios, consumidores finales y beneficiarios: gestionar la relación comercial, institucional o de servicios; atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos; prestar servicios de economía circular; gestionar compras, ventas, pedidos, órdenes de servicio, productos sostenibles, trazabilidad, certificados y comunicaciones asociadas a la experiencia del usuario.
• Usuarios registrados en la plataforma, prospectos y usuarios web: permitir el registro básico o completo en www.chelpa.net mediante correo electrónico, teléfono, contraseña, cuentas de autenticación, código de verificación u otros mecanismos; administrar perfiles, roles, accesos, recuperación o cambio de contraseña; validar información suministrada; responder solicitudes recibidas por formularios físicos o digitales; y, cuando exista autorización independiente, remitir información comercial, promocional o publicitaria.
• Generadores de residuos, fabricantes, empresas del sistema moda y personas jurídicas usuarias: gestionar información relacionada con residuos textiles, solicitudes de recolección, órdenes de servicio, ubicación, cantidades, clasificación de residuos, costos, certificados de recolección o aprovechamiento, trazabilidad, indicadores ambientales y cumplimiento de prácticas de disposición o aprovechamiento responsable.
• Recolectores, recuperadores, transformadores circulares, estaciones de clasificación y aprovechamiento, unidades productivas, emprendedores, madres cabeza de hogar, cuidadores familiares y prestadores de servicios: registrar, validar y administrar perfiles, servicios ofrecidos, ubicación, disponibilidad, aceptación o rechazo de órdenes, ejecución de tareas, entrega de productos o servicios, certificados, historial de actividades, calificación de aporte ambiental y comunicaciones operativas.
• Proveedores, contratistas, aliados estratégicos, aliados tecnológicos, operadores logísticos y terceros encargados: evaluar, seleccionar, contratar, ejecutar, controlar y terminar relaciones contractuales, tecnológicas, comerciales, logísticas o de cooperación; gestionar pagos, facturación, información tributaria, contable, administrativa, técnica y de cumplimiento; administrar integraciones, alojamiento, soporte, mensajería, analítica, comercio electrónico, CRM, pasarelas de pago, georreferenciación y demás servicios necesarios para la operación.
• Asociados, miembros, voluntarios, colaboradores, órganos de dirección, administración y control: administrar registros internos, convocatorias, actas, comunicaciones institucionales, participación en programas, proyectos, capacitaciones, alianzas, aportes, donaciones, deberes, derechos, sanciones, información financiera, administrativa y demás actividades propias de la asociación.
• Trabajadores, candidatos y personal vinculado: adelantar procesos de selección, contratación, gestión laboral, seguridad social, nómina, seguridad y salud en el trabajo, gestión administrativa, cumplimiento de obligaciones legales y conservación de soportes laborales o contractuales.
• Visitantes y terceros autorizados: controlar el ingreso a instalaciones físicas o plataformas tecnológicas, proteger la seguridad de personas, bienes e información, y dejar constancia de accesos cuando resulte necesario.
• Autoridades públicas, entidades certificadoras, entidades del Estado y terceros legalmente habilitados: atender requerimientos judiciales, administrativos, tributarios, regulatorios o de control; validar información o documentos cuando corresponda; cumplir obligaciones legales; y conservar evidencia de cumplimiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, pertenencia a organizaciones sociales, datos biométricos, etc.). Nota: El tratamiento de estos datos es opcional y requiere consentimiento explícito.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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Finalidades complementarias asociadas a la plataforma Chelpa: ASOCIACIÓN CHELPA podrá tratar datos personales para administrar el registro de usuarios por perfiles y roles; verificar información y documentos; gestionar afiliación de puntos, monedero o tokens; administrar saldos, recargas, equivalencias, historial de movimientos y transacciones; gestionar solicitudes de servicios de economía circular; programar, aceptar, rechazar, ejecutar, cerrar o repetir órdenes de servicio o recolección; usar georreferenciación para conectar solicitantes con proveedores, recolectores o prestadores cercanos; generar tickets, notificaciones y comunicaciones operativas por correo electrónico, SMS, WhatsApp u otros canales autorizados; emitir, cargar, consultar y descargar certificados de recolección, aprovechamiento, trazabilidad o disposición responsable; calcular calificaciones de aporte ambiental; producir indicadores y estadísticas de uso, registros, órdenes, puntos, ticket promedio, inconsistencias de validación, desempeño de servicios y demás métricas necesarias para mejorar la operación, seguridad, experiencia de usuario, sostenibilidad y toma de decisiones.

Finalidad publicitaria, comercial, comunitaria y de mercadeo: ASOCIACIÓN CHELPA podrá tratar datos personales para enviar información comercial, promocional, publicitaria, invitaciones, encuestas, ofertas, contenidos informativos, campañas de economía circular, lanzamientos de productos sostenibles, comunicaciones sobre e-commerce, ferias, eventos, comunidad, alianzas, programas de capacitación, oportunidades de participación, beneficios, fidelización, historias de impacto social o ambiental y comunicaciones relacionadas con sus productos, servicios, proyectos o actividades, únicamente cuando el titular haya otorgado autorización previa, expresa e informada para esta finalidad. La aceptación de esta finalidad será independiente de las finalidades necesarias para la prestación de servicios, la ejecución contractual o el cumplimiento de obligaciones legales, y el titular podrá negarse a recibir publicidad o revocar esta autorización sin que ello afecte la atención de solicitudes o la prestación de servicios no publicitarios.

Datos que podrán ser recolectados según la finalidad: ASOCIACIÓN CHELPA podrá recolectar datos de identificación, contacto, autenticación, perfil, rol, ubicación, georreferenciación, información comercial, contractual, tributaria, contable, laboral, transaccional, historial de servicios, saldos o puntos, recargas, órdenes, tickets, certificados, evidencia documental, fotografías de perfil cuando el titular las suministre, datos de navegación o uso de plataforma, indicadores, preferencias de comunicación, información asociada a residuos, productos, servicios, aportes ambientales, participación en programas, eventos, capacitaciones, comunidad, alianzas o actividades institucionales. Cuando se trate de datos sensibles, datos de menores de edad, información biométrica, datos de salud, imágenes o información especialmente protegida, su tratamiento se realizará únicamente cuando exista autorización expresa, obligación legal o habilitación normativa aplicable, respetando los principios de necesidad, finalidad, proporcionalidad y seguridad.

TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN, CARGA Y/O CONSULTA
• Realización, de manera directa o a través de terceros autorizados, de actividades operativas, tecnológicas, comerciales, comunitarias, publicitarias, de mercadeo, fidelización, analítica, soporte, mensajería y relacionamiento con titulares, siempre conforme a las autorizaciones otorgadas y a la finalidad aplicable.
• Almacenar, evaluar, validar, generar, cargar, consultar, descargar y entregar conceptos, soportes, tickets, certificados de recolección, certificados de aprovechamiento, certificados de trazabilidad, calificaciones de aporte ambiental, indicadores y certificaciones relacionadas con los servicios prestados, la economía circular, la gestión de residuos, la operación de la plataforma y las obligaciones legales aplicables.
• Demás usos administrativos, legales, contractuales, operativos o comerciales necesarios para el ejercicio de la actividad empresarial, institucional o de servicios de ASOCIACIÓN CHELPA, sin perjuicio de que las finalidades publicitarias requieran autorización independiente, previa, expresa e informada del titular.

Los datos de los usuarios podrán ser recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos, cargados, consultados y tratados a través del portal www.chelpa.net, sus formularios, módulos, perfiles, servicios, canales de atención, herramientas tecnológicas, proveedores autorizados, servicios en la nube, pasarelas de pago, mensajería, analítica, CRM, e-commerce, georreferenciación y demás componentes necesarios para la operación de la plataforma Chelpa. El acceso a los sistemas de información se proveerá conforme a roles, perfiles, medidas de seguridad, aceptación de la política de tratamiento de datos personales, autorización del titular y documentos de confidencialidad o acuerdos contractuales que resulten aplicables.

El acceso a los datos estará determinado por perfiles, roles, permisos y necesidades funcionales de cada usuario, administrador, proveedor, aliado, encargado o tercero autorizado, de manera que cada persona solo pueda consultar, usar, cargar, modificar o descargar la información necesaria para cumplir la finalidad autorizada y la operación correspondiente.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
RESTRICCIÓN DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DE MENORES DE EDAD

• Los datos podrán ser accedidos de acuerdo con los perfiles de usuario, roles y permisos asignados. ASOCIACIÓN CHELPA podrá validar que los usuarios internos, externos, proveedores, aliados o administradores cuenten con autorización, competencia, necesidad funcional o soporte contractual para acceder a la información.
• La restricción de acceso estara determina por el perfil de usuario que posean las personas delegadas por la organización o a la información del usuario final.
• El uso de la información para fines diferentes a los establecidos son responsabilidad del usuario que accede, usa, consulta y descarga la información por tal razón esta prohibido por parte de los diferentes usuarios internos y externos.
• La transferencia o entrega de información podrá realizarse para la generación, consulta o entrega de certificados, soportes finales, órdenes, tickets, trazabilidad, reportes, validaciones, cumplimiento contractual, requerimientos de autoridad, relaciones con proveedores, aliados o encargados y demás procesos propios de la actividad de ASOCIACIÓN CHELPA.
• La transmisión de información podrá realizarse a proveedores tecnológicos, servicios en la nube, alojamiento, respaldo, desarrollo, soporte, mensajería, autenticación, analítica, pasarelas de pago, CRM, e-commerce, georreferenciación u otros encargados necesarios para almacenar, procesar, proteger, respaldar y operar la información de forma física o electrónica.
• La tranferencia o transmisión se realizara de acuerdo a lo establecido en la normatividad legal vigente.

De conformidad con lo dispuesto por la ley, los titulares de datos personales, tienen los
siguientes derechos que son personales e intransferibles:

• Conocer, actualizar, rectificar, revocar o suprimir los datos personales tratados.
• Recibir información sobre el uso dado a sus datos personales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
• Revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales.
• Los demás consagrados expresamente por la ley.

ASOCIACIÓN CHELPA no recolectará ni tratará datos personales de menores de edad sin autorización previa de sus padres, representantes legales o acudientes, y únicamente cuando dicho tratamiento responda al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales.

CONSULTAS Y RECLAMOS
Los Titulares de datos personales podrán consultar la información personal que repose
en cualquier base de datos de ASOCIACIÓN CHELPA, mediante petición formulada a través de los siguientes medios:

Correo electrónico: chelpaTex@gmail.com

Dirección para correspondencia: carrera 27 número 19-27, segundo piso, Bucaramanga, Colombia.

Una vez verificada la identidad del solicitante, ASOCIACIÓN CHELPA suministrará la información requerida o que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.
PERSONAL AUTORIZADO PARA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En desarrollo de la Política de Tratamiento de Datos Personales, ASOCIACIÓN CHELPA informa que el área responsable de la vigilancia del correcto tratamiento de los datos personales de los titulares es la Dirección de Servicio, la cual administrará la cuenta de correo electrónico y responderá la correspondencia física enviada a las direcciones antes mencionadas.

ASOCIACIÓN CHELPA, en aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. ASOCIACIÓN CHELPA exigirá a los proveedores de servicios que contrata la adopción y cumplimiento de medidas técnicas, humanas, administrativas y contractuales adecuadas para la protección de los datos personales respecto de los cuales dichos proveedores actúen como encargados o terceros autorizados.
GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD
Cuando ASOCIACIÓN CHELPA identifique o tenga conocimiento de un incidente que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, realizará la verificación inicial del evento, registrará la fecha, origen, naturaleza, bases de datos afectadas, tipo de información comprometida, titulares potencialmente impactados, medidas adoptadas y acciones de mitigación. El incidente será evaluado internamente para determinar su gravedad, contener sus efectos, prevenir su repetición y definir si procede informar a los titulares, a encargados, aliados contractuales o a la autoridad competente, de acuerdo con la normatividad aplicable.
La gestión de incidentes deberá incluir, como mínimo, acciones de contención, análisis de causa, corrección, documentación, seguimiento y mejora. ASOCIACIÓN CHELPA conservará evidencia de las actuaciones realizadas y procurará que sus proveedores o encargados reporten oportunamente cualquier evento que pueda afectar la seguridad de los datos personales tratados por cuenta de la organización.

ASOCIACIÓN CHELPA usará formatos físicos, digitales, formularios web, registros de plataforma, mecanismos de autenticación, casillas de autorización, registros electrónicos u otros medios verificables para obtener la autorización del tratamiento de datos personales cuando esta sea requerida conforme a la presente política y a la normatividad aplicable.
El personal autorizado para la recolección y tratamiento de datos personales corresponderá a las áreas, roles o responsables internos y externos que, de acuerdo con sus funciones, tengan necesidad legítima de acceder a la información:

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DEL 27 DE JUNIO DE 2013.

1. Dirección general, representante legal o administración.
2. Servicio al cliente, comunidad y relacionamiento con usuarios.
3. Área comercial, mercadeo, publicidad y e-commerce.
4. Operación de plataforma, tecnología, soporte, seguridad de la información y administración de roles.
5. Gestión de residuos, economía circular, trazabilidad, certificados y servicios ambientales.
6. Gestión de proveedores, aliados, recolectores, transformadores, prestadores de servicios y unidades productivas.
7. Contabilidad, tesorería, facturación, pagos y cumplimiento tributario.
8. Gestión humana, seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.
9. Área jurídica, contractual, cumplimiento, atención de titulares y respuesta a autoridades.

Cualquier funcionario diferente o que no pertenezca a una de estas áreas no se entenderá autorizado para solicitar y dar tratamiento a los datos personales de clientes, usuarios, proveedores, contratistas, aliados, personal vinculado y demás personas que intercambien información con ASOCIACIÓN CHELPA.

CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
ASOCIACIÓN CHELPA conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, ejecutar relaciones contractuales o comerciales, atender obligaciones legales, contables, tributarias, laborales, administrativas o regulatorias, y gestionar la defensa de sus derechos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los términos legales o contractuales aplicables, los datos serán suprimidos, anonimizados o conservados de forma restringida cuando exista un deber legal, contractual o probatorio que justifique su retención.
Como regla general, la información contractual, contable, tributaria, laboral, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo se conservará por el término exigido por la ley aplicable. La información de registro, perfil, autenticación, historial de servicios, órdenes, tickets, certificados, trazabilidad, puntos, recargas, saldos, transacciones, indicadores, soportes de validación, autorizaciones y evidencia de consentimiento se conservará mientras sea necesaria para la operación de la plataforma, la prestación del servicio, la atención de obligaciones legales o contractuales, la defensa de derechos, la trazabilidad de procesos y la gestión de riesgos. La información de contacto para fines publicitarios se conservará mientras exista autorización vigente del titular y será suprimida o bloqueada para dicha finalidad cuando el titular revoque su autorización, solicite la supresión o se oponga al envío de comunicaciones comerciales, salvo que exista una obligación legal que exija conservar evidencia mínima del consentimiento, retiro u oposición.
Esta Política para el Tratamiento de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

De conformidad con las normas vigentes en materia de protección de datos personales, ASOCIACIÓN CHELPA podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas en la presente política, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento sus derechos de consulta, actualización, rectificación, revocatoria, supresión o eliminación del dato cuando resulte procedente.

ASOCIACIÓN CHELPA se reserva el derecho de actualizar la presente Política cuando así lo requiera de acuerdo con sus procedimientos internos, cambios normativos o ejercicio de sus actividades.

Cuando sea actualizada, deberá informarlo a través de medios idóneos a los Titulares
de los datos contenidos en sus bases de datos, previo a su implementación. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente política fue actualizada y entra en vigencia el día 13 de julio de 2026.

ASOCIACIÓN CHELPA
NIT 901816025
Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Domicilio: carrera 27 número 19-27, segundo piso, Bucaramanga, Colombia.
Correo electrónico: chelpaTex@gmail.com | Sitio web: www.chelpa.net

ANEXO 1
Al diligenciar el presente documento, registrarme en la plataforma, usar los servicios o suministrar información por canales físicos o digitales, autorizo que mis datos personales sean recolectados, almacenados, procesados, usados, consultados, actualizados, transmitidos, transferidos o suprimidos para las finalidades definidas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de ASOCIACIÓN CHELPA, incluyendo la operación de www.chelpa.net, gestión de perfiles, roles, solicitudes, órdenes, servicios, recolección de residuos, certificados, trazabilidad, puntos, tokens, notificaciones, atención de usuarios, cumplimiento contractual y legal. Declaro que conozco la política y puedo consultarla en la página web www.chelpa.net.
5. Texto de autorización para cláusula publicitaria
Autorizo de manera libre, previa, expresa e informada a ASOCIACIÓN CHELPA para tratar mis datos personales con fines comerciales, publicitarios, promocionales, informativos, de fidelización, invitación a eventos, envío de ofertas, encuestas, comunicaciones sobre productos o servicios y gestión de relacionamiento comercial. Esta autorización comprende el contacto a través de los canales que expresamente autorice, incluyendo correo electrónico, teléfono, mensajes de texto, WhatsApp, redes sociales, formularios web u otros medios digitales. Entiendo que puedo revocar esta autorización o solicitar la supresión de mis datos para fines publicitarios en cualquier momento, a través de los canales de atención dispuestos por ASOCIACIÓN CHELPA.